将 Safew 之中的员工名单整理得便于梳理顺畅, 其关键核心所在就不过是这一句话: 千万不要一味凭借记忆力去找寻名单中的员工, 而应当依靠标签来进行分类区分。
新人入职之时, 难以寻觅到相关人员, 众多公司的通讯录杂乱得如同搅成一团的粥, 老员工离职后, 却无法将其信息从通讯录中删除, 致使 HR 每日都要加班去整理名单。实际上, 只要把控住这几个要点, 你同样能够使得团队沟通如同呼吸那般自然而然。
别说一开始就构筑具有这样“华东区 - 销售部 - 一组”这般表述的架构, 实在是相当繁琐啰嗦。咱们以通俗易懂的语言来阐述, 最为直接简单的分组应该是“人员处于哪类部门”这种形式。
你可以试试这个简单的逻辑：
1. 先列出公司所有的一级部门（如研发、市场、销售）。
2. 存在于各个部门的情形之下, 仅仅设置两个子分类, 分别称之为“正式员工”以及“实习生/外包”。
3. 当存在必要情形时, 再添加一个“紧急联系人”, 将其置于置顶的位置。
这样的话, HR只要把新人拉进合适的部门组就行, 不用去管别的繁琐杂事。我刚用Safew那段时间碰到过麻烦, 试着按“项目”来分组, 可因为一个人同时参与三个项目, 就得拉三次群, 弄得疲惫至极。后来重新改成按职能分组, 一下子就觉得轻松愉悦了。
时不时地, 身为行政的小王, 既要去管理考勤方面的诸事, 又得负责团建的相关事务, 同时还兼任采购工作。按照部门划分的话, 他仅能处于一个组当中, 如此这般便陷入尴尬境地了。
这时候，标签功能就是你的救命稻草。
考勤专员：给小王打上这个标签。
团建组长：再打一个标签。
采购对接：再打一个标签。
当你处在要查找那些所有能够承担团建职责的人员的情况之时, 直接去搜索“团建组长”这个标签就行, 而用不着去逐个翻阅完整个通讯录。我过去曾经有过这样的教训经历, 当时心里想着去创建多个群组从而把同一个人归到里面, 结果致使数据出现了冗余状况, 后续去清理这些冗余数据的时候, 过程简直就像噩梦一样。
运用标签就存在明显差异, 数据源只有单一的一个, 可是, 其调用的方式却是具备无限多样特性的。
想要杜绝误发消息风险可参考：Safew消息发错别急删，3步搞定撤回时效，从此告别社死瞬间
最大的威胁在于通讯录, 说它乱并不确切, 其实要命的是“有脏东西”。离职后本不该仍在那集体范围内, 如此这般, 隐私必然遭泄漏, 新工作人员融入也会受干扰。
建议每半年做一次“大扫除”：
1. 导出当前活跃人员名单。
2. 对比 Safew 后台状态。
3. 批量移除已离职或长期未登录的用户。
就这一步而言, 虽说它存在着枯燥的性质, 然而实际上的的确确是具备能够挽救性命的作用。去进行一番假想, 要是你针对整个公司发送通知, 最终却发送给了已经离职长达三年时间的前任同事, 那样子的场景将会是多么尴尬?
Q: 员工自己可以修改分组吗？
A: 千万不要去开启这个权限, 一旦将其开放, 人员肆意去随意改名, 胡乱自主去建组, 过了三天过后你的那个通讯录便会废掉, 分组的这个权限务必要紧紧操控处于管理员的手中。
Q: 如果公司有分公司，怎么区分？
A: 在部门名称那儿直接加上前缀, 像“北京 - 销售”, “上海 - 销售”之类的。别在分组层级当中去嵌套地区, 不然太深了, 手机屏幕根本就滑不到最底下。
Q: 怎么快速找到某个人的电话？
为每一员工制定只属于其本身再无其他相同的内部编号, 从而养成一种良好习惯, 所述此编号具唯一性, 可清楚确切地标示每一名员工, 与此同时, 推行规范标准的姓名格式确立保障其彰显呈现规范井然有序状貌, 于开展搜寻操作之际, 只需径直把员工名字键入输入, 再借助刚才提及而言的标签筛选条件功能, 这般一来, 搜寻效率显著提高使之提升, 相较于过去依靠翻阅本子查找的手段方式, 而言其速度增进加快了达至十倍还要多出来之巨量地步。
Safew通讯录管理并非那般玄奥莫测，其关键要点在于, 结构呈现出扁平状, 标签具备灵活特性, 维护处于常态化状态。
不要一直总是不停止地去追求那些看起来华丽但实际没有实用价值、外表看起来很花哨的功用了, 应该切实地将基础稳固扎实地打好。想要实现促成让每一个人都能够在最短的钟头之内寻找到该寻找的人的目的这个目标, 这就是最为高效的组织分类规划方案。
要现在马上就去查看一下你的Safew后台, 瞧瞧有没有必要去清理一下那些处于闲置状况、好似“僵尸”一样的数据了。
想要严控文件传阅范围可学习：Safew怎么设权限？内部资料定向发给特定人，看这一篇就懂